バス旅行の幹事様必見！やることリストや当日の流れを解説
公開日:2025年01月30日
2025年02月14日
バス旅行の幹事に選ばれたら「やることが多そう」「参加者をまとめられるか心配」など不安や面倒に感じる方は多いでしょう。ただし、旅行を成功させる鍵を握る重要な役割を担っています。
バスの予約や宿泊先の手配など、幹事のやるべき仕事は多くあるため、余裕をもって半年ほど前から準備しておくことがおすすめです。しっかり準備を進めることで、参加者全員が楽しめる充実した旅行を実現できます。
本記事では、少しでも幹事様の手助けとなるよう、役割や事前準備、当日スムーズに進行するためのポイントを紹介します。ぜひ参考にしてください。
【6か月前】旅行の企画と事前準備
6ヶ月前から大まかなプランを立てておくと安心な時期です。まずは以下のような準備を始めましょう。
役割分担を決める
ひとりの幹事に負担が集中しないよう、旅行計画段階で役割分担を明確にすることが重要です。具体的には、以下のような役割を設けるとよいでしょう。
- 予算管理
- 予約手配
- 参加者への連絡
- 当日の進行管理
バスが1台の場合は幹事1人でも対応可能ですが、複数台になると手が回らなくなることもあるため、適切な役割分担が必要です。役割分担することで、旅の計画をスムーズに進められます。
参加人数を把握し参加者リストを作成する
まずは参加人数を把握し、参加者リストを作成しましょう。参加人数は、バスの車種選択や宿泊先に大きく影響するため、できるだけ早めに行うことをおすすめします。貸切バスの場合は参加人数が多ければ多いほど一人あたりの料金が抑えられるので、予算の都合も変わってきます。大まかな人数だけでも想定しながら計画を進めましょう。
車酔いやアレルギーなど、特別な配慮が必要な事項も、リストに組み込んでおくとよいでしょう。
具体的な旅のプランを企画する
旅の目的が決まっていない場合は、目的地や観光スポットをリサーチして具体的な旅のプランを企画します。複数案を用意して、参加者の意見を反映させると満足度が高まるでしょう。準備期間が短い場合は集計を取る時間は無いかもしれませんが、このくらい前であれば参加者もじっくり選べます。
「貸切バス予約.com」では、おすすめのバスツアープランをご紹介しています。行き先に迷っている幹事様はこちらも参考にしてください！
予算を設定する
参加者一人あたりの費用を計算し、旅行代金や予備費を含めた総予算を設定します。バス旅行では、主に以下のような費用が発生します。
- バス代
- 宿泊代
- 食事代
- 観光地の入場料など
大まかなバス代を知りたい方は、この料金シミュレーションをご活用ください。面倒な会員登録やお申込無しで、だいたいのバス料金を確認できます。
地名を入力すると正確な金額が出ます！
地名を入力すると正確な金額が出ます！
料金は税別です。
見積りで出される金額は、実際の請求金額と相違する可能性がございます。バス会社から集合場所、解散場所からバス会社までの回送料金は、回送往復距離：50km,回送往復時間：2時間と仮定しております。別途料金として、深夜早朝・有料道路・駐車場料金等もかかる場合がございます。
【3ヶ月前】バスや宿泊先の決定・手配をする
旅の3ヶ月前からは、実際に予約作業が必要になる時期です。以下のような準備をしましょう。
バス会社を選び車種や設備を確認・手配する
バス会社を選び、以下のポイントを確認して参加人数や参加者に合わせた車種・設備を手配します。
| チェックポイント | 詳細 |
|---|---|
| 車種選定 | ・大型バス（～56名） ・中型バス（～27名） ・小型バス（～25名） |
| 設備確認 | ・トランクルーム ・カラオケ ・モニター ・湯沸器 ・ボトルクーラー ・サロン席 ・客席テーブル |
| 安全性 | ・旅行保険の確認 ・セーフティーバス |
バスを手配する際は、複数のバス会社から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。貸切バスの場合、バスの台数さえ変わらなければ、参加人数が変わっても料金の変更はありません。人数が未確定でも早めに見積もりを依頼してしまいましょう。
宿や観光バス用駐車場を予約する
バスを手配したら、宿泊施設や駐車場の予約をします。特に、人数が多い場合や土日祝日を挟む場合は、早めに宿を確保することをおすすめします。
また、貸切バスの駐車場は予約が必要な場合が多いため、観光先での駐車場の確保も忘れずに行いましょう。宿泊を伴い、バスを一旦返却しない場合はドライバーや添乗員の宿泊費の手配も必要です。
【1ヶ月前】バス旅行の詳細を決定する
1ヶ月前になったら、いよいよバス旅行の詳細を決定していきましょう。1ヶ月前には全て決めきるように動くと安心です。
バス会社と詳細な打ち合わせを行う
バス会社と、旅行当日の詳細な打ち合わせを行います。具体的な打ち合わせ内容は、以下のとおりです。
- 集合場所
- 出発時刻
- トイレ休憩のスポットと時間
- 到着時刻
- 渋滞が予想される場合の代替ルート
貸切バスは、当日のルートや時間の変更は基本的にできません。そのため、特に長距離移動になる場合は、トイレ休憩を多めに設定しておくとよいでしょう。
旅行のプランを決定し周知する
スケジュールの詳細が確定したら、以下のような連絡方法を使って参加者全員に周知しましょう。早めに通達ができれば、参加者も持ち物の準備ができるので安心できます。
- スケジュール表を印刷した旅程表の配布（旅のしおり）
- メール
- LINE
- チャットツール
プライベートの集まりであればLINE、社員同士の良好であれば社内チャットツールがおすすめです。当日の予定変更は原則できないので、時間厳守の重要性も併せて伝えておきましょう。
必要に応じてバスレクの企画を行う
必要に応じてバスレクの企画を行います。参加者が成人している場合は不要かもしれませんが、お子様が参加する場合や、親睦を深めることが目的の場合は、バスレクを準備しておくといいでしょう。定番で盛り上がるバスレクには、以下のようなものがあります。
難読地名クイズ
- 対象年齢：小学生、中学生、大人
- 活用シーン：遠足、修学旅行、旅行
- 推奨人数：10人～
- 所要時間：15分
手順
・難しい地名をスケッチブックに書いて何と読むか答えてもらうクイズ。
（例：登別（ノボリベツ）、寒河江（サガエ）、越辺（オッペ））
バスレクの内容
出題する漢字を事前にスケッチブックに準備する必要があります。
目的地に関連する地名を出題すると、学びながら楽しめます。
車内で紙に書かせると酔いやすいので、注意が必要です。
常識クイズ
- 対象年齢：大人、中学生
- 活用シーン：旅行
- 推奨人数：10人～
- 所要時間：15分
手順
・誰しも知っているかもしれない常識問題を出題。
（例：オリンピックの五輪のカラー、日本三景、偉人の名言、アンパンマンの作者の名前など）
バスレクの内容
普段名字で呼んでいる人の下の名前や会社についてのお題でも大丈夫です。
知識を深めながら楽しめるのが特徴です。
全員で楽しめるレクを選ぶことが大切です。バスレクを行えば、長距離移動でも車内時間も楽しめます。
その他、現役のバスガイドがおすすめするバスレクはこちらの記事で紹介しています。
【当日】運行の流れと幹事の役割
いよいよバス旅行当日です。幹事様は事前の計画だけでなく当日もやることがたくさんあります。当日の流れや役割は以下のとおりです。
ドライバーとスケジュールの最終チェックを行う
出発当日、幹事はドライバーやバスガイドと最終確認を行います。参加者に通知した集合時間よりも30分程度早く集合場所に向かい、バスの到着を待ちましょう。バスが到着したら運転手やバスガイドと顔合わせ・打ち合わせをしておきましょう。快適な旅行のためにも添乗員との連携は重要です。
到着時刻や休憩スポットなどを確認し、全員が集合したら出発します。
出発前の挨拶をする
参加者が全員集合したら、幹事から簡単な挨拶を行います。挨拶内容は、簡単なもので問題ありません。具体的には、以下のような挨拶を行うとよいでしょう。
- 簡単な自己紹介
- 当日のスケジュール共有
- 安全に関する注意点
朝早い場合は気分が優れていない参加者もいるかもしれないので、あまり長くならないよう簡潔にまとめることがポイントです。
タイムスケジュールを管理する
事前にバス会社と打ち合わせたスケジュール通りに進むよう、時間を管理します。休憩や、観光地での時間配分に注意しましょう。サービスエリアに立ち寄るときは、何時まで休憩をするか運転手と打ち合わせしましょう。旅行を楽しみながら、参加者への配慮も忘れないようにすることが大切です。
締めの挨拶をする
旅行終了時に、締めの挨拶を行います。出発前の挨拶と同様、締めの挨拶も簡潔なもので問題ありません。旅の感想や参加者、ドライバーへの感謝の気持ちを込めた簡単な挨拶を行うとよいでしょう。
貸切バスの手配方法
貸切バスの手配方法は、以下のとおりです。
| 手配内容 | 詳細 |
|---|---|
| バス会社の選定 | ・インターネットや口コミを見て複数社を比較 |
| 見積もり依頼 | ・参加人数や目的地など、できるだけ詳しい情報を送り見積もりを依頼 ・見積もりは無料なケースが多いので、複数社を比較検討するとよい |
| 予約確定 | ・見積内容に納得できたら本予約 ・キャンセルポリシーの確認 |
| 支払い | ・期日までにバスの利用料金の支払い |
ポイントは、複数社と比較することです。料金や設備など、重要視する点は利用シーンによってさまざまです。ニーズに合ったバス会社を選びましょう。
旅を成功させるためのポイント
チェックリストを作成しておく
事前準備から当日まで、やるべき項目（ToDo）をリスト化しておくと、抜け漏れを防げます。以下のような項目のリストを作成しておくとよいでしょう。この記事を「お気に入り」に登録しておくこともおすすめです！
- 参加者リスト
- 参加者の緊急連絡先一覧
- 当日のタイムスケジュール表
- 当日清算の料金リスト
当日、旅程をスケジュール通り進めるためにも、リストの作成は欠かせません。座席表を事前に準備したい方は以下の記事を参考にしてください。
トラブル発生時の対処法を考えておく
トラブル発生時の対処法を考えておくことも大切です。事前に、以下のようなトラブルの対処法を検討しておきましょう。
- 悪天候や災害の発生時
- 急病人が出た際
- 道路交通渋滞が発生した際
対処法を事前に考えておくことで、緊急時に冷静に対処できるでしょう。
まとめ
バス旅行の幹事の役割は多岐にわたりますが、事前準備をしっかり行うことでスムーズな旅行ができます。役割分担をして、余裕をもって6ヶ月ほど前から着々と進めていくことをおすすめします。
当日は、タイムスケジュールを管理しつつ、参加者が楽しめる配慮を忘れないようにしましょう。トラブルへの備えや、チェックリストの作成も忘れずに行うことが大切です。丁寧に準備をすることで、参加者全員の思い出に残る素晴らしい旅行を実現できるでしょう。
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